Assistant.e de la DGA Ville Inclusive F/H

MISSION PRINCIPALE : L’assistant.e de la DGA apporte une aide permanente à l’activité de celle-ci, en lien étroit avec les assistant.e.s de la DG,les assistantes des directions et services de la DGA et en relation avec le cabinet et le secrétariat des élus.La DGA est composée des directions solidarités et CCAS,santé, citoyenneté et vie des quartiers, jeunesse et éducationpopulaire ; du service intégration, égalité, populations migtrantes ; et des missions innovation sociale, stratégie alimentaire de territoire et lutte contre les discriminations. ACTIVITES PRINCIPALES : Organisation permanente de l’activité de la DGA -Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers (rédaction importante demails)-Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de direction etsecrétaires d’élus)-Organisation de réunions-Evaluer les urgences et orienter ou répercuter auprès des bons services et interlocuteurs(suivi de ces demandes)-Interface avec le cabinet du Maire, des Elus et des partenaires extérieurs et institutionnels Suivi des projets et activités de la DGA -Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne- Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés(suivi, relance, enregistrement sur le serveur)-Suivi des demandes du Maire et des Elus, préparation des rendez-vous-Préparation des rendez-vous du Maire et des Elus-Accueil téléphonique + filtrage + orientation Réalisation administrative -Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)-Rédaction occasionnelle de courriers aux partenaires extérieurs-Relecture des parapheurs-Remise en forme de courriers des services (à la marge)-Gestion des courriers signalés (réponse ou suivi des courriers originaux transmis auxservices)- Classement des dossiers Missions transversales : Impression et ventilation du courrier signalé-Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’Elus- Travail en coopération avec les assistantes des autres DGA et de la DGS- Recueil du dispositif d’urgence – mise à jour- Gestion des permanences techniques- Gestion ponctuelle des autres agendas des DGA et de la DGS-Gestion du fichier contacts- Commande et suivi du stock de fournitures-Commande de café- Remplacement pendant les congés des assistantes des autres DGA et de la DGS Organisation de manifestations, séminaires, évènements : -Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission-Suivi des prestations Spécificités du poste -Disponibilité-Réactivité-Travail en équipe avec les assistantes et DGA de l’étage, le cabinet et les secrétaires d’élus-Travail en équipe avec les assistantes des directions et services de la DGA (Citoyenneté politique de la ville etvie des quartiers, Santé, Jeunesse et éducation populaire, Solidarités CCAS et Intégration égalité etpopulations migrantes) et chargé.e.s de mission (Innovation sociale, Stratégie alimentaire de territoire et luttecontre les discriminations) Relations internes et externes hors direction d’appartenance : -Partenaires institutionnels (Ministères, Préfecture, Région, EPT Est-Ensemble, Société, Entreprises)- Relations avec tous les secteurs municipaux- Relations avec les élus #J-18808-Ljbffr