Assistant De Direction/Assistante De Direction

En tant qu’Assistant.E de Direction, vous soutenez la Fondatrice de JOONE ainsi que l’ensemble du Comité de Direction sur les missions suivantes :

Vous facilitez la gestion administrative de l’ensemble du CODIR

• L’organisation des réunions avec le CODIR en lien avec les différents agendas
• La mise en forme et mise en signature des documents
• Le lancement, et mise à jour des supports de réunions (kick off et board)
• La gestion des factures et devis (à traiter, créer, envoyer)
• La gestion des retours colis/coursier

Vous préparez et organisez la logistique des différents événements des membres du CODIR (organisation de l’événement, déplacements, emploi du temps, les démarches administratives utiles..)

Vous êtes le bras droit de Carole sur la gestion de son organisation professionnelle et personnelle

• Vous assurez une gestion efficace et proactive de son agenda : programmez de manière cohérente ses différentes réunions et rendez-vous pro/perso, vous anticipez les points récurrents hebdomadaires et mensuels, les rendez-vous à re-programmer, et ajustez l’agenda en fonction des différents déplacements et contraintes connues
• Vous êtes gestionnaire de sa messagerie, vous traitez par anticipation ses mails et messages : lecture, tri, et réponse lorsque cela est possible
• Vous recevez et filtrer ses appels téléphoniques
• Vous êtes le relais avec les équipes opérationnelles, et ses interlocuteurs externes pour l’organisation des rendez-vous et des évènements
• Vous tenez à jour un tableau quotidien des événements, et êtes en charge de leur bon déroulement (échange avec interlocuteurs, organisation des déplacements, gestion des dates…)
• Vous accompagnez Carole sur ses différents événements nécessitant du contenu (captation vidéos/photos) ou pour lesquels elle a besoin de soutien
• Vous la soutenez et facilitez son quotidien, vous offrez une image bienveillante, sympathique et serviable à chacun de vos interlocuteurs

Bien au-delà des diplômes, nous recherchons quelqu’un qui partagera nos valeurs

• avant tout il faut être positif, bienveillant, enthousiaste et hyper déterminé.

En plus de cet état d’esprit indispensable , vos principaux atouts sont

• Vous disposez d’une première expérience significative sur un poste similaire
• Vous êtes un vrai couteau suisse : vous savez jongler d’un sujet à un autre avec aisance, vous être proactif.Ve et réactif.Ve
• Vous avec un excellent relationnel, et le sens du service
• Vous avez le sens du travail d’équipe, et savez vous montrer flexible
• Vous êtes fiable, rigoureux.Se, organisé.E et force de proposition
• Vous avez un haut sens de la confidentialité