Chef du bureau des cartes et des réservations de salles

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

 

Le(La) gestionnaire administratif(-ive) assure les fonctions de chef(fe) d'équipe au sein du pôle Service à l'Usager (PSU).
en charge d'encadrer un agent du bureau « cartes et réservation de salles », trois agents des loges d'accueil ainsi que les intérimaires du prestataire d'accueil. Il(Elle) assure l'organisation et la coordination du bureau « cartes et réservations de salles », assure la continuité de service des trois loges d'accueil du campus Panthéon et est amené(e) à assurer des fonctions polyvalentes d'accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.
Assurer l'encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d'accueil
Organiser, encadrer et contrôler l'exécution des tâches ;
Assurer l'interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l'activité.

Assurer l'organisation et la gestion des campagnes de réservation des salles
Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles ;
Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes ;
Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes.
Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction
 
Assurer le suivi et la gestion du marché lié aux prestations d'accueil
Assurer l'interface avec le titulaire du marché ;
Encadrer et piloter le planning des loges ;
Assurer le suivi des prestations ;
Planifier les réunions avec le titulaire du marché ;
Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d'assurer la continuité du service.


Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l'établissement ;
Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
Participer à la mise à jour de procédures.

Spécificités du poste
En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
Usage de l'anglais dans un cadre professionnel
Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilitéExpérience professionnelle : trois années d'expérience en gestion administrative souhaitable

Connaissances
• Connaissance des marchés publics (notions de base)
• Connaissances budgétaires (notions de base)
• Maîtrise de l'anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)
Savoir-faire opérationnels
• Rendre compte, à l'écrit comme à l'oral, à sa hiérarchie
• Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer, faire preuve de pédagogie et s'adapter aux divers interlocuteurs
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
• S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels de gestion internes à l'établissement (MRBS)
• Encadrer et animer une équipe

Savoir-être
• Faire preuve d'autonomie et de réactivité
• Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation
• Être capable de travailler en équipe
• Avoir le sens du relationnel
• Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
• Être rigoureux(-se) et force de proposition