Recherche d'un assistant(e) de direction pour soutenir le Directeur du site dans la Communication externe et la visibilité du site.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour apporter son soutien au Directeur du site notamment sur la partie Communication externe et visibilité du site. La(e) candidat(e) idéal(e) aura acquis une expérience similaire idéalement au sein d'un environnement de travail international – une expérience en logistique serait un plus mais n'est pas essentielle. Il s'agit de créer une forte relation de travail basée sur la confiance, l'organisation et le souhait commun d'atteinte des objectifs. Ce poste requiert une grande connaissance de l'organisation interne et des procédures « groupe ».
Les responsabilités clés de ce poste sont les suivantes :
- Gestion de l'agenda du directeur de site
- Organisation et suivi des déplacements des équipes en France et à l'étranger
- Gestion de la communication interne
- Gestion des programmes de reconnaissance pour les salariés et stimuler la participation de l'équipe de direction et de la population de salariés
- Création et/ou adaptation de supports visuels sur Canva et PowerPoint pour promouvoir les événements et travailler avec les parties prenantes pour réaliser et mettre en œuvre les projets du site
- Accompagner les équipes nationales et européennes dans la réalisation des campagnes marketing (support aux équipes de tournage externes, prises de photos et de vidéos, etc)
- Organisation d'évènements internes/externes dans le cadre du programme d'engagement des salariés
- Recrutement et gestion de l'équipe événementielle composée d'une quinzaine de salariés bénévoles
- Organisation et suivi du programme Amazon Ensemble : agir en tant qu'ambassadeur caritatif du site dans la communauté, en coordonnant le budget caritatif du site, en travaillant avec les équipes centrales pour intégrer les initiatives du réseau aux dons et campagnes caritatives locales
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes support locales, nationales et européennes pour créer, coordonner et assurer un soutien et des ressources solides pour les projets et initiatives
- Gestion des donations
- Planification et suivi des budgets annuels (événementiel, caritatif et programme de fidélité pour les salariés)
- Gestion des fournisseurs, rédaction des plans de prévention et onboarding de leurs équipes
- Création de bons de commandes, suivi de la facturation et des commandes fournisseurs
- Gestion administrative : notes de frais
- Assurer l'approvisionnement des fournitures de bureau (open space)
- Gestion de l'accueil, de la salle de pause
- Gestion d'une équipe de deux réceptionnistes
- Accueillir et coordonner les visiteurs, au nom du directeur du site et de l'équipe de direction du centre de distribution
- Achat de fournitures pour plusieurs départements
- Formation aux élus et aux managers à l'utilisation de différents logiciels (Concur, Chrome River, etc)
- Benchmarking auprès des autres sites dans le but d'assurer l'amélioration continue des process
- Réalisation d'audits hebdomadaires (housekeeping)
