[POURVU] Assistant·e de gestion (H/F)

Le poste est à pourvoir à Besançon, dans le Doubs (25)Sous la responsabilité de la responsable du pôle support, vous êtes garant·e du bon déroulement des formations à travers la prise en charge de l’organisation administrative et logistique des formations. Ce travail se fait en lien avec les établissements, les formateurs, les salariés. Vous gérez également l’accueil physique et téléphonique.Ce poste est à pourvoir en CDD d’un an mais pourra évoluer vers un CDI à l’issue.Organisation administrative et logistique des formations :Avec les structures médico-sociales commanditaires :Organiser et suivre l’ensemble du processus administratif des formations à travers le logiciel interne : préparation et envoi des conventions de formation, convocations, émargements, attestations de présence, facturations et relances, …Organiser et suivre l’organisation logistique : repas du midi, vérification et confirmation des lieux de formations, du matériel nécessaireAvec les formateurs et formatrices :Préparer et transmettre dans les temps les documents administratifs aux formateurs : feuilles d’émargement, livrets d’accueil, contrat de travail, notes de fraisOrganiser la logistique des déplacements : logements, transports, puis contrôle des notes de fraisAvec les équipes en interne :Faire le lien avec les personnes en charge de la planification et du déploiement des formationsParticiper au suivi comptable des dépenses de formationS’inscrire dans le processus d’amélioration continue de l’organisme de formation et dans les exigences de certificationAccueil physique et téléphonique pour le cabinet médical :Accueillir et orienter efficacement tout type d’interlocuteurCapter et filtrer les informations de premier niveauAdopter les bonnes attitudes pour communiquer efficacement au téléphonePrendre les rendez-vous pour les consultationsAccueillir les patients lors des consultations.Support aux équipes et événements de la coopérative :Organiser la logistique pour les évènements ponctuels de la coopérative : logistique des intervenants, gestion des inscriptions, des lieux, des repas,…Gestion de l’entretien des véhiculesGestion de la maintenance des locauxProfil nécessaire pour le poste :RigueurMaîtrise des outils bureautiquesBonne capacité à gérer le stress et les urgencesAdaptabilitéEsprit d’équipeExpression écrite et oraleAisance relationnelleUne expérience professionnelle dans le domaine de la formation serait un plusConditions pratiques :CDD d’un an à Temps Plein (35h / semaine), avec possibilité d’évolution en CDIRémunération : 1 950 € BRUT / moisMutuelle prise en charge à 100%, tickets restaurant #J-18808-Ljbffr