Secrétaire de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et [...]

Secrétaire de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU) - CDIPoste à pourvoir : Secrétaire de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU)Emploi : Secrétaire de direction (H/F) - Filière: appui au management et au pilotageCatégorie d’emploi : Catégorie 3Type de contrat : Contrat à durée indéterminéeLocalisation : Saint-Denis (93), au pied du RER B La Plaine-Stade de FranceRémunération : Selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement) La Haute Autorité de santé : présentation Description du poste à pourvoirDirection et service d'affectation :Direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU)La direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) est chargée, sous la responsabilité d’une directrice, de concevoir et de mettre en place la stratégie de communication et d’information de l’institution. Elle en promeut le positionnement, l’image et les activités et facilite l’appropriation de ses productions par ses différents publics. Elle définit la politique d’implication de la société civile.Elle est et organisée en 4 services– le service communication et information (SCI), le service presse (SP), le service documentation et veille (SDV) et le service engagement des usagers (SEU) – et compte une cheffe de projet en charge de l’amélioration de l’impact des recommandations.Missions générales du poste à pourvoirVous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) dans la perspective de démultiplier son activité et de lui faire gagner du temps. Vous assurerez également des activités d’appui au service communication et information (SCI), l’un des services de la DCIEI.Secrétariat de la directriceAssurer, en toute autonomie, réception et filtrage des appels, prise de messages, gestion de l’agenda et planning de réunions et RV internes / externesConstituer un point d’entrée, de centralisation et de relais, des demandes internes et externes, gérer la boîte mail de la directrice (réception, tri et filtrage des mails, orienter les mails et éventuellement y répondre)Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice, responsable, notamment confidentiels ou réservésPréparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifsTraitement d’information et communicationAssurer l’organisation et le suivi, élaborer les ODJ et les dossiers, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision:des réunions hebdomadaires du CODCIEU (managers de la DCIEU)des réunions trimestrielles de coordination de DCIEU avec les autres directions de la HASdes réunions mensuelles rassemblant l’ensemble des collaborateurs de la directionde toutes autres réunions ou séminaires qui s’avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la directionConstituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes)Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur TeamsAssurer la relation avec le cabinet de la gouvernance concernant les contributions de la DCIEU au comité de direction, au comité exécutif et au CollègeFaciliter la circulation des informations de nature à intéresser tout ou partie des collaborateurs de la directionVeiller à la qualité des relations avec les interlocuteurs des autres directions et services, partager les bonnes pratiquesRédiger, à partir d’indications, des projets de courrierElaborer ou participer à l’élaboration, mettre en forme et diffuser des documents (rapport, diaporama, note, message, mail interne…)Etablir des contacts avec les partenaires, les interlocuteurs, les prestataires externes… Assurer leur accueil, faciliter leurs interactions avec la HASÊtre le référent de la charte de conservation des documents de la DCIEUFonctionnementAssurer la gestion et le suivi administratif des dossiers de la directrice (achats, ordre de mission, frais, conventions, commandes)Participer à la préparation du budget annuel de la directionSuivre l’exécution budgétaireConcevoir et actualiser des tableaux de bord d’activité, bilans d’activitéParticiper à l’élaboration de procédures internes / Veiller à leur respectÊtre force de proposition sur les actions et organisations à mettre en place pour optimiser en continu le fonctionnement de la direction, proposer des outils d’aide au bon fonctionnement tels que : modes opératoires, fiches techniquesAppui au SCIAssurer le suivi budgétaire du service communication et information (SCI) en lien avec la cheffe de serviceMaintenir à jour le fichier de contacts institutionnels (veille quotidienne, mise à jour post e-mailings), extraire les fichiers nécessaires aux e-mailings pilotés par le SCIÊtre le référent de la charte de conservation des documents du SCISuivre les indicateurs d’activité du SCI Profil recherché De Bac à Bac + 2 en secrétariat / gestion - administrationExpérienceVous pouvez vous prévaloir d’une expérience de 3 ans minimum sur un poste avec des activités similaires.Compétences techniquesPour mener à bien les missions du poste, vous savez discerner et traduire les intentions et contraintes d’action de votre responsable pour démultiplier son action. Vous savez opérationnaliser son action en transformant ses indications générales en supports écrits ou oraux pour validation en transmettant les informations rapidement et sûrement au sein de la HAS ou à l’extérieur. Un grand sens de la confidentialité est essentiel.Vous savez assurer la fonction d’interface avec l’interne et avec l’externe, y compris dans des contextes d’urgence induisant de fortes exigences comportementales, la prise de recul et le renvoi d’une bonne image de l’institution. Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe, vous faites preuve de rigueur et d’un grand sens de l’organisation. Réactivité et sens des priorités sont nécessaires au regard des nombreuses interactions quotidiennes caractérisant ce poste, en particulier en interne avec l’ensemble des services de la HAS.Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et maitrisez parfaitement les outils bureautiques (word, excel, powepoint) ainsi que l’application Teams. La maitrise des applications utilisées à la HAS (en particulier PEP, DPI-Santé, Evamed, SI-RH, TalentSoft) est un plus. A défaut, la facilité à s’approprier facilement de nouvelles applications est indispensable. Vous maitrisez par ailleurs parfaitement l’orthographe.Polyvalent(e) et entreprenant(e), vous apportez une contribution active à la construction et à l’organisation du collectif de travail.Date limite des candidatures : 9 février 2024Candidatures (CV, lettre de motivation) à adresser à l'attention de l'équipe recrutement, à l’adresse suivante : #J-18808-Ljbffr