ASSISTANT DE DIRECTION DE LA DGD (H/F)

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale Déléguée, vos principales missions seront les suivantes:- Assurer le secrétariat particulier de la Directrice Générale Déléguée en lien avec le coordonnateur auprès de la DGA.- Gérer et coordonner la tenue de l’agenda de la DGD, organisation de ses déplacements, coordination avec l’agenda des Directeurs et du DGS.- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour la DGD en recueillant les éléments des directions et en préparant les dossiers de façon ordonnée- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, etc.)- Répartir et suivre la circulation des parapheurs, archiver les courriers sortants afin de disposer d’un suivi.- Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers- Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc.- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale adjointe,- Assurer l’organisation logistique des réunions, déjeuners de travail…- Suivre certains projets confiés par la Directrice Générale Déléguée en lien avec le coordonnateur- Classer et archiver les documents administratifsMissions mutualisées avec les autres assistantes de la Métropole:Dans le cadre de la structuration de la Métropole, une journée par semaine soit 20% du temps de travail, hors circonstances exceptionnelles (maladies, congés…), est dédiée à un travail en équipe au sein du pôle assistanat directions opérationnelles pour assurer les tâches mutualisées suivantes :- Gestion des parapheurs et du courrier entrant et sortant de la Métropole.- Gestion du courrier est assurée via une application dédiée (Airs Courrier)- Gestion du standard et accueil physique des interlocuteurs de la Métropole- Assurer l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction- Techniques d’expression orale et écrite- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers...- Organiser l’agenda de la DGD, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office, tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve- Capacité à travailler en équipe- Rigueur, fiabilité et discrétion- Bonne présentation- Niveau d’étude souhaité:bac à bac+2- Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent: 3 ans- Catégorie B, filière administrative, cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux ou catégorie C, adjoint administratif- Recrutement statutaire, à défaut contractuel (CDD 1 an)- Poste à pourvoir dès que possibleCONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES- Temps de travail : 40h / semaine- Régime de congés: 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois- Régime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs- Nouveaux locaux agréables et très bien équipés- Restaurant inter entreprise au sein du bâtiment + accès au restaurant municipal de la ville de Paris- Participation aux frais de mutuelle- Forfait mobilité durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette, voiture électrique…) #J-18808-Ljbffr