Entreprise :
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
Description du poste :
Le poste d'assistant est placé sous la responsabilité du Président du Comité de Coordination des Etudes Médicales (C.C.E.M.). Il est le collaborateur du Président du CCEM, interlocuteur entre les UFR de médecine et de maïeutique et de santé (ondoto, pharmacie, ISTR) et la Présidence de l'Université Lyon 1, les Hospices Civils de Lyon (HCL), l'Agence Régionale de Sante (ARS RHONE ALPES), l'Ecole de Sante des Armées (ESA LYON BRON) et l'Ecole du Val de Grace, le Conseil de l'Ordre des Médecins, le Rectorat et les Ministères de tutelle (Ministères de l'Education Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, des Affaires Sociales et de la Sante).
Activités principales de l'agent :
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
- Alimenter des tableaux de bords, faire des extractions dans les systèmes d'information.
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
- Organiser des concours (CESP, Passerelles, Prix Antonin Poncet, année recherche...).
- Préparation des auditions des futurs Hospitalo-universitaires et de la révision des effectifs.
- Gestion du budget du CCEM.
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
Description du profil :
Compétences attendues :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
- Savoir rendre compte.
- Communiquer et faire preuve de pédagogie.
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles.
- Travailler en équipe.
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.
- Mettre en oeuvre une démarche qualité.
Connaissances :
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.
- Environnement et réseaux professionnels.
- Techniques d'élaboration de documents.
- Techniques de communication.
- Culture internet.
Savoir-être :
- Sens de l'organisation.
- Rigueur / Fiabilité.
- Discrétion.
- Autonomie et adaptabilité aux horaires.
- Sens relationnel.