Assistant administratif - SEMPERVIRENS Paysagistes-urbanistes - Paris

Assistant administratif - SEMPERVIRENS Paysagistes-urbanistes - Paris Entreprise : SEMPERVIRENS Localisation du poste : 75006 Paris Type de contrat : Freelance, CDD, CDI ou stagiaire Offre d'emploiAssistant administratif - SEMPERVIRENS Paysagistes-urbanistes - Paris Entreprise : SEMPERVIRENS Localisation du poste : 75006 Paris Type de contrat : Freelance, CDD, CDI ou stagiaire Mi-temps - Fiche de poste : Assistant(e) administratif(ve), gestion, communication polyvalent(e)1. Assurer accueil et secrétariat :• Accueil physique et téléphonique (filtrer les appels téléphonique) (réception, orientation, etc.)• Envoi et réception de courrier, colis• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)• Gestion des fournitures de bureau• Organisation de réunions et/ou séminaires (sortie annuelle, autres évènements internes,)• Interface avec les clients, fournisseurs, salariés et autres• Classement et archivage des documents• Suivi et classement de plusieurs boites mails• Suivi et mise à jour du planning de l’agence• Gestion des agendas et organisation des déplacements• Suivi et mise à jour de la base de contacts• Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion2. Gestion des appels d’offres/candidatures• Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres• Recherche et constitution des équipes• Elaboration des dossiers de réponse en collaboration avec l’équipe (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, …)• Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)• Mises à jour des documents administratifs• Dépôt dématérialisé des dossiers• Suivi et relance3. Gestion administrative• Suivi administratif et financier des marchés de maitrise d’œuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, …)• Gestion du personnel : transmission des informations au comptable en vue de la préparation des contrats de travail et bulletins de salaires, suivi des congés et des visites médicales, vérification des notes de frais, traitement des candidatures spontanées et demande de stage.• Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable• Veille au bon fonctionnement des équipements et à l’état des stocks• Suivi des contrats fournisseurs• Réalisation de la déclaration d’activités annuelles auprès de l’assureur4. Gestion comptable• Facturation (notamment sur CHORUS PRO), suivi des paiements et relances• Relation et assistance au cabinet de comptabilité• Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, …)• Vérification et suivi des factures fournisseurs• Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)5. Communication• Suivi et mise à jour des documents de communication de l’agence (présentation, book, tableau de références, …)Profil :· Sens du détail· Ouvert(e) à la communication et aux échanges· Excellente expression et aisance rédactionnelle· Discrétion et confidentialité· Rigueur et organisation· Ponctualité· Intérêt marqué pour le milieu du paysage et de l’environnement.Niveau d'expérience : minimum 2 années et plus dans la fonction d’assistanatLogiciels : Parfaite maitrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), bonnes connaissances d’InDesign et des systèmes de visioconférenceLangues : la pratique de l’anglais serait un plusType de contrat : CDD puis CDIEnvoyer CV et lettre de motivationDurée du contrat : 1 anDate de début prévue : fin octobreType d'emploi : Temps plein, CDDSalaire : A définir selon expérienceDu Lundi au VendrediPériodes de Travail de 8 HeuresAssistant de direction h/f ou similaire : 2 ans (Optionnel)Langue : Anglais (Optionnel)Postuler Annonce créée le : 24 novembre 2021 à 11:11 #J-18808-Ljbffr