Assistant de direction

Titre du poste

Assistant de direction

Description du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour apporter son soutien au directeur du site, notamment sur la partie communication externe et visibilité du site. Le candidat idéal aura acquis une expérience similaire, idéalement au sein d'un environnement de travail international. Une expérience en logistique serait un plus, mais n'est pas essentielle.

Responsabilités clés

• Gestion de l'agenda du directeur de site
• Organisation et suivi des déplacements des équipes en France et à l'étranger
• Gestion de la communication interne
• Gestion des programmes de reconnaissance pour les salariés et stimulation de la participation de l'équipe de direction et de la population de salariés
• Création et/ou adaptation de supports visuels sur Canva et PowerPoint pour promouvoir les événements et travailler avec les parties prenantes pour réaliser et mettre en œuvre les projets du site
• Accompagnement des équipes nationales et européennes dans la réalisation des campagnes marketing (support aux équipes de tournage externes, prises de photos et de vidéos, etc)
• Organisation d'événements internes/externes dans le cadre du programme d'engagement des salariés
• Recrutement et gestion de l'équipe événementielle composée d'une quinzaine de salariés bénévoles
• Organisation et suivi du programme Amazon Ensemble : agir en tant qu'ambassadeur caritatif du site dans la communauté, en coordonnant le budget caritatif du site, en travaillant avec les équipes centrales pour intégrer les initiatives du réseau aux dons et campagnes caritatives locales
• Travail en étroite collaboration avec les équipes support locales, nationales et européennes pour créer, coordonner et assurer un soutien et des ressources solides pour les projets et initiatives
• Gestion des donations
• Planification et suivi des budgets annuels (événementiel, caritatif et programme de fidélité pour les salariés)
• Gestion des fournisseurs, rédaction des plans de prévention et onboarding de leurs équipes
• Création de bons de commandes, suivi de la facturation et des commandes fournisseurs
• Gestion administrative : notes de frais
• Assurer l'approvisionnement des fournitures de bureau (open space)
• Gestion de l'accueil, de la salle de pause
• Gestion d'une équipe de deux réceptionnistes
• Accueillir et coordonner les visiteurs, au nom du directeur du site et de l'équipe de direction du centre de distribution
• Achat de fournitures pour plusieurs départements
• Formation aux élus et aux managers à l'utilisation de différents logiciels (Concur, Chrome River, etc)
• Benchmarking auprès des autres sites dans le but d'assurer l'amélioration continue des process
• Réalisation d'audits hebdomadaires (housekeeping)

Compétences requises

• Expérience réussie sur une fonction similaire ou capacité à démontrer les qualités requises pour mener à bien les missions associées à ce poste
• Connaissance de l'anglais courant
• Expérience nécessaire à la gestion d'agendas et à l'organisation de voyages à l'étranger
• Savoir gérer une équipe
• Qualités relationnelles (diplomatie, confidentialité, esprit d'équipe, bonne communication)
• Qualités rédactionnelles (en français et en anglais)
• Excellente gestion des priorités, organisation, rigueur et précision
• Dynamisme, autonomie et investissement
• Créativité pour l'organisation d'événements (formels ou festifs) et de voyages
• Capacité d'adaptation

Langue de travail

fr