Administrateur évènementiel (F/H)

Capitale régionale, métropole européenne, dotée d’un poids démographique et économique, Lyon est une ville influente et complète, qui sait catalyser un dynamisme global (pôle universitaire de recherches, grandes écoles nationales, filières et recherche, pôle hospitalier, pôle culturel et patrimonial, plateforme multimodale de transports).

A l’œuvre pour faire de Lyon une métropole plus respirable et plus solidaire, une ville de la transition écologique et solidaire, le projet municipal se veut en phase avec l’écologie politique et les grands enjeux environnementaux mais aussi avec ses habitants.

Ce projet bénéficie de l’expertise et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des Lyonnais.

 

Rattachée à la Délégation Culture, Patrimoine et Evènements, la Direction des Evènements et de l’Animation de la Ville de Lyon met en œuvre la politique évènementielle définie par les Adjointes en charge des grands évènements, de la culture et du sport.
La Direction des Evènements et de l’Animation (DEA) est composée de 16 agents aux profils variés (Chargé.e.s de projets, Assistant.e.s de production, Coordinateurs techniques, Agents administratifs) travaillant sur différents types d’événements en fonction de leurs spécialités.
La Direction des Evènements et de l’Animation a obtenu la certification de la norme ISO 20 121 en janvier 2024. Dans ce cadre, tous les agents contribuent à l’application de ce système de management responsable.
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur, vous êtes chargé.e de l’administration générale de la Fête des Lumières, en collaboration avec les deux Chargés de projets de l'évènement. 
Vous gérez les aspects administratifs, juridiques et financiers, coordonnez l’information et la communication et travaillez en étroite collaboration avec les services internes de la Ville de Lyon (Direction de la Commande Publique, Direction des Affaires Juridiques, Communication Externe…) et les interlocuteurs externes (partenaires de l’événement, Office du Tourisme, réseau LUCI,…) concernés par la Fête des Lumières.
Au sein de la direction, vous assurez le management du Pôle administratif et financier et êtes expert.e sur des questions de mécénat, de marché public, de risque juridique et de propriété intellectuelle. Ce pôle administratif est composé de 3 personnes.
En qualité d'Administrateur.trice de la Fête des Lumières :
Missions administratives et financières :

• Elaboration et suivi du budget Fête des Lumières avec le Directeur en lien avec le pôle comptable de la Délégation
• Montage des marchés publics et suivi d’exécution des contrats en lien avec la Direction de la commande publique et le pôle marchés de la Délégation
• Préparation et relecture des rapports au Conseil Municipal
• Gestion des aspects administratifs et juridiques des missions d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMO) en France et à l’international.

Missions relatives aux partenariats et relations publiques :

• Elaboration de l’offre partenaires en collaboration avec la Mission mécénat.
• Rédaction des conventions de mécénat et de parrainage et suivi de leur exécution (règlement, contreparties et suivi fiscal notamment) en collaboration avec la Mission mécénat.
• Organisation logistique et stratégique des différentes rencontres et réceptifs
• Suivi du calendrier des relations publiques et protocole en lien avec les services concernés

Missions de communication et information au public :

• Coordination de l’ensemble de la communication en lien avec la Direction de la Communication Externe, assistée par une personne en renfort

En qualité de Responsable Administratif et Financier de la Direction :

• Encadrement et coordination d’une équipe de 3 personnes : deux Agents de gestion administrative et un Gestionnaire administratif
• Coordination avec le pôle comptable de la délégation l’ensemble des éléments de mandatement et de titrement de la Direction selon la M57
• Elaboration du budget prévisionnel
• Etre garant de la bonne maitrise du budget tout au long de l’année, sur l’ensemble des événements sous l’autorité du Directeur
• Réalisation des rapports au Maire (compte administratif et budget prévisionnel)
• Veille et conseille sur tous les aspects juridiques propres à l’évènementiel (PI, droits à l’image, assurances, SACEM, droit du travail, partenariats, licence de marque…)
• Gestion administrative des intermittents du spectacle
• Assister aux réunions et réseaux RAF

Connaissances techniques

• Fonctionnement d’une collectivité territoriale et de son organisation politique, administrative et financière
• Maitrise des marchés publics
• Connaissances juridiques, notamment en matière de mécénat
• Anglais B2, Espagnol apprécié

Savoir-faire

• Management et animation d’équipe
• Management de projet
• Aptitudes rédactionnelles

Qualités requises

• Capacité d'organisation, rigueur de gestion
• Diplomatie et grand sens des relations humaines
• Travail en équipe
• Vision prospective et anticipation
• Gestion du stress et travail dans l’urgence

Formation initiale et expérience professionnelle 

• Diplôme de niveau 6/7
• Expérience exigée en gestion administrative et financière
• Expérience fortement souhaitée dans les domaines de l’organisation événementielle, de la communication et de l’information au public