CDI - ASSISTANT(E) EXÉCUTIF(VE) – F/H Temps plein – 75009

A notre propos Klépierre, leader européen des centres commerciaux, présent dans 12 pays, compte parmi ses actifs les centres commerciaux les plus fréquentés d’Europe : Val d’Europe, Créteil Soleil, Porta Di Roma, Hoog Catharijne, Emporia…. Sa vocation ? Dessiner un nouvel espace à conquérir, celui du centre commercial de demain, porteur d’une multitude d’expériences et d’émotions, et toujours plus ouvert sur la ville et ses acteurs. Une ambition résumée dans la signature Shop. Meet. Connect. Pour en savoir plus sur notre entreprise, veuillez consulter notre site Internet : www.klepierre.com Klépierre est à la recherche d’un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) pour rejoindre le Secrétariat Général du Groupe. Description de vos missions Rattaché(e) au Secrétaire Général du groupe, vous intégrez une équipe d’une soixantaine de personnes, spécialistes de la Gouvernance et du Droit, de la Gestion des Risques, de la RSE, des IT, de la Communication et des RH. Vous mettez votre expertise administrative principalement au service du Secrétaire Général du groupe, couvrant l’ensemble des domaines de compétences mentionnés, ainsi qu’auprès de trois directeurs de groupe (RSE, Communication, Risques et Assurances). En outre, vous assurez le bon fonctionnement quotidien des équipes grâce à vos compétences organisationnelles remarquables, votre sens aigu du détail et votre capacité à gérer simultanément plusieurs tâches avec efficacité et discrétion. Vos tâches sont notamment les suivantes : Support administratif : Gérer et organiser les agendas, notamment la planification des réunions, des rendez-vous et des déplacements. Coordonner et prioriser la charge de travail quotidienne des cadres et veiller à ce que les tâches soient effectuées à temps. Coordination des voyages : Organiser des déplacements nationaux et internationaux, incluant vols, hébergement, transport et itinéraires. Préparer des résumés de voyage détaillés avec les informations sur les réunions ou événements. Gestion des réunions et événements : Planifier et coordonner les réunions, conférences et événements spéciaux pour les cadres. Gérer la logistique telle que le lieu, l'équipement, la restauration et la communication avec les participants. Assurer la liaison avec les parties prenantes, clients et membres de l'équipe pour organiser et exécuter les fonctions exécutives. Gestion des documents et services financiers : Maintenir et organiser les dossiers, fichiers et documents, en garantissant leur accessibilité et confidentialité. Créer des bons de commande, lancer et suivre la facturation et le paiement des réalisations des parties prenantes externes, en coordination avec les équipes de Services Financiers. Préparer et examiner les rapports, présentations et tableaux Excel requis. Gestion du budget et des dépenses : Participer à la construction budgétaire et surveiller le budget annuel avec l'équipe. Suivre les dépenses et fournir des prévisions aux équipes de contrôle. Gérer et traiter les dépenses des cadres, y compris la budgétisation, les remboursements et la tenue des registres. Examiner et suivre les factures, paiements et reçus. Communication et liaison : Servir de garde-barrière pour les cadres, en gérant les communications et demandes entrantes. Agir en tant qu’intermédiaire entre les cadres et les parties prenantes internes/externes. Répondre rapidement et professionnellement aux e-mails, appels et demandes. Gestion de projets : Aider les cadres dans la planification et l'exécution de projets spéciaux. Suivre les progrès, fixer des délais et veiller à l'achèvement des tâches clés. PROFIL RECHERCHÉ Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +3 en administration des affaires, communication ou domaine connexe. Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience en tant qu’Assistant(e) Exécutif(ve) ou dans un rôle similaire et êtes en capacité à travailler de manière autonome. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, discrétion et capacité à traiter des questions sensibles avec discrétion et dans le respect de la confidentialité des sujets traités. Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral. En particulier : Excellentes compétences en communication orale et écrite Grande attention aux détails Solides compétences organisationnelles et multitâches Vous possédez d'excellentes compétences interpersonnelles vous permettant de lier des relations professionnelles en France comme à l’international. Vous êtes curieux(se), proactif(ve) et l’on vous reconnait notamment pour qualité votre capacité à anticiper les besoins de vos interlocuteurs et à anticiper les problèmes afin qu’ils ne surviennent pas. Vous disposez d’un esprit analytique et êtes capable de prioriser les sujets afin de tenir compte des imprévus tout en tenant des délais imposés dans un environnement dynamique. Vous maîtrisez parfaitement de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que le logiciel SAP. POURQUOI REJOINDRE KLÉPIERRE ? FAITES PARTIE D'UN GROUPE EUROPÉEN AUDACIEUX ET INNOVANT Klépierre façonne les expériences et les connexions qui relient des millions d'Européens dans les régions les plus dynamiques du continent. Klépierre possède un savoir-faire inégalé dans les domaines de l'immobilier commercial, de la location, de la gestion d'actifs, de l'exploitation de centres commerciaux, de la gestion immobilière, de la maintenance et de la construction, ainsi que du financement et des investissements. PARTAGEZ UN ENGAGEMENT ET UNE AMBITION COMMUNS Klépierre évolue constamment pour construire la plateforme commerciale la plus durable. Enrichi par ses cultures, nationalités et perspectives multiples, Klépierre est un reflet vibrant des territoires dans lesquels il opère. ÉPANOUISSEZ-VOUS DANS UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL STIMULANT Klépierre valorise chaque talent. Notre engagement envers nos équipes reflète notre volonté d'offrir une expérience unique à ceux qui nous rejoignent tout au long de leur carrière. Klépierre encourage la flexibilité, permettant aux employés de relever de nouveaux défis à travers l'Europe, en adaptant leurs compétences aux besoins évolutifs de nos clients. Nous investissons dans le développement professionnel continu, offrant à chaque membre de nos équipes des opportunités d'apprendre, d'évoluer et de se surpasser à travers une variété de parcours. #J-18808-Ljbffr