Responsable du service reprographie / Soutien administratif transversal H/F

Identifiant (email, de type [email protected]) Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris) Responsable du service reprographie / Soutien administratif transversal H/F Description du posteIntitulé du posteResponsable du service reprographie / Soutien administratif transversal H/FType de contratDurée indéterminéePrésentation de l'entitéLa direction des services et moyens généraux veille à assurer un cadre de travail adapté aux besoins des collaborateurs et des clients avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.Description de la missionSous la responsabilité hiérarchique de l’adjoint au responsable des services généraux et en lien avec l’ensemble des services de Sciences Po, vous êtes le/la garant(e) du respect des critères de qualité et des délais en matière de reprographie.Vous pilotez et coordonnez les activités des membres du service de la reprographie composé actuellement de deux agents de reprographie en assurant notamment les missions suivantes :Encadrement d’équipe : vous assurez la mise en place et le suivi des outils de pilotage nécessaires au bon fonctionnement du service (organisation des réunions d'équipe, veiller à une bonne cohésion entre les collaborateurs, mise à jour des plannings de congés, préparer et mener les entretiens annuels d'évaluations, etc.) ;Gérer, hiérarchiser, suivre et contrôler les demandes de reprographie dans un souci permanent de qualité, du respect des délais et de l’aménagement des coûts ;Superviser la réalisation des activités de son service et apporter un soutien opérationnel de manière ponctuelle ;Reporting : vous effectuez le suivi budgétaire du service ainsi que l’élaboration de statistiques (tableau des commandes traité en interne, des entrées et sorties de stock, etc.) ;Vous assurez le contrôle des interventions du parc de copieurs de la reprographie et des matériels de finition ;Gestion des achats : suivi des stocks et achats de papier et fournitures ; identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes ;Gestion et pilotage des appels d’offres / contrats ainsi que de leur renouvellement : marché print (sourcing, rédaction du cahier des charges, analyse des offres, etc.), copieurs de reprographie et matériels de finition Dans le cadre d’actions de soutien transversal pour le compte des différents services de la DSMG, le ou la responsable sera amené(e) à soutenir ces services dans leur processus de commandes, de l'élaboration à la réception, via le système d’information comptable et financier Cegid XRP Ultimate en veillant à :la saisie de certaines commandes dans le logiciel suivant les conditions des marchés ou contrats en vigueur ;l’opération de réception des commandes dans le logiciel ;la relation avec les prestataires pour le suivi des commandes.N.B : Les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées/enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées. Il ou elle pourra être amené(e) à intervenir ponctuellement sur d’autres fonctions si l’activité l’exige (exemple : projet de signalétique sur le campus, etc.)Le poste est ouvert en CDI, sur Paris (7ème).Vous bénéficiez idéalement d’une expérience professionnelle réussie sur un métier similaire et d'une première expérience professionnelle en management d'équipe réussieDes connaissances techniques de reprographie et du travail collaboratif seraient appréciéesUne connaissance des logiciels métiers serait appréciée (Indesign - PitstopPro - Pixedit)Sens du reporting, compétences sur la suite Office dont principalement Excel Une connaissance d’un outil système d’information comptable et financier (exemple : Cegid XRP Ultimate) serait appréciée Sens de l’anticipation et gestion des priorités Discrétion et diplomatie Capacité à gérer des tâches multiples, disponibilité notamment au moment des pics d’activité liés au cœur de métier de l’institution Autonomie, rigueur, sens du détail Excellent relationnel, bon communicant(e) Une connaissance des procédures d’achats publics (appels d’offres, consultation, etc…) serait appréciée Anglais professionnel serait appréciéeLocalisation du posteLocalisation du posteCritères candidatNiveau d'études min. requisNiveau d'expérience min. requisProcédure de recrutementEntretiens prévus avecLe responsable adjoint des services généraux de la DSMGLe responsable des Services Généraux et Soutien aux Utilisateurs de la DSMGLe directeur de la DSMGInformations généralesEntité de rattachement“Comprendre son temps pour agir sur le monde”. Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective. Entité de rattachement“Comprendre son temps pour agir sur le monde”. Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective. #J-18808-Ljbffr