Gestionnaire administratif H/F

À propos de nous Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle. Mission Contexte et missions principales : Présentation de la structure Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3. Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés. La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales. Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue. La responsabilité des gestionnaires administratifs est importante : ils véhiculent l’image de l’iaelyon ainsi que celle de l’université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs. Votre mission Accueil/Information Accueillir, informer et orienter les étudiants, le public, les intervenants, les professionnels et les partenaires Gestion de scolarité Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la remise de diplômes Elaborer et assurer le suivi des plannings, des cours et des examens, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence Gérer les heures d'enseignement sur applicatif spécifique Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de candidatures et au recrutement des futurs étudiants Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, saisir les éléments pour l’établissement des documents statistiques Classer et archiver des documents Contribuer à la gestion des contrats d'alternance et de formation continue Soutien logistique et communication Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit. Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires. Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure Écosystème de travail Au sein de l'iaelyon au Service de scolarité, vous serez amené(e) à travailler sous la supervision directe du Responsable de scolarité et de la Directrice Administrative et Financière. Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l'Université Jean Moulin Lyon 3. Profil Compétences opérationnelles et comportementales : Rigueur, réactivité et flexibilité Capacité d'écoute et de prise en compte des demandes des différents interlocuteurs Capacité à travailler en équipe Sens de l'organisation et capacité de gestion des priorités Bonne capacité rédactionnelle Intérêt pour l'environnement académique Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées. Connaissance et outils : Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) Scolins/GDM/GDS Service recruteur : iaelyon Date de prise de poste : Dès que possible Temps de travail hebdomadaire : 37h05 Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable Filière / Grade : Catégorie C Rémunération mensuelle brute : 1930€ + négociable selon expérience + prime annuelle Le poste est ouvert aux personnels contractuels Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ? 51 jours de congés pour un rythme à 100% Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an) Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle. Restauration sur place avec participation financière de l’établissement. Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo). Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun Participation de l’établissement à la complémentaire santé Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an). Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU. Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation. #J-18808-Ljbffr