Client Support Back Office

Du 10 au 15 septembre 2024, la France accueille la compétition mondiale des métiers WorldSkills à Lyon. Cette compétition, unique en son genre, s’apparente aux grandes compétitions sportives internationales. Elle est réservée aux jeunes de moins de 23 ans, provenant des 85 pays du mouvement WorldSkills à travers le monde, qui mesurent leurs compétences dans 62 métiers traditionnels, d’avenir, de service et de création artistique pour atteindre l’excellence mondiale et décrocher un titre de champion du monde. La compétition mondiale WorldSkills Lyon 2024 est une opportunité inédite de valoriser les métiers et la formation professionnelle. Ancrée dans un contexte de relance économique, elle a pour ambition de mobiliser la jeunesse et ses compétences pour favoriser l’employabilité et l’épanouissement, en réponse aux enjeux de nos sociétés à travers le monde, aujourd’hui et dans le futur. Lancé en octobre 2021, le Comité d’organisation WorldSkills Lyon 2024 est l’entité éphémère créée et désignée pour livrer à WorldSkills France (entité qui représente et porte le mouvement WorldSkills au niveau national) la compétition mondiale en 2024, selon les critères d’organisation et de qualité du mouvement mondial WorldSkills International qui la régit. Bien plus qu’une compétition, WorldSkills Lyon 2024 est un portefeuille d’événements qui a pour but de rassembler, de mobiliser et d’engager tous les participants, acteurs et représentants de la formation professionnelle en France et en provenance de l’étranger. Le coeur de l’événement est LA compétition mondiale des métiers, bordée par une Cérémonie d’Ouverture et de Clôture. Les compétiteurs participants sont logés dans le Village des compétiteurs WorldSkills. D’autres événements d’envergure ont également lieu en amont et pendant la compétition, notamment : assemblée générale du mouvement WSI, excursions, réceptions et soirées d’accueil, programme de jumelage One School One Country, conférence mondiale, sommet des ministres, soirée sponsors et partenaires, etc. En 2023, le Comité d’organisation WorldSkills Lyon 2024 entre dans une phase de développement et de mise en œuvre, en partenariat avec l'équipe de WorldSkills International. Elle sera marquée par de gros jalons/événements qui forgeront les toutes premières impressions de la compétition mondiale WorldSkills Lyon 2024. Vos missions DESCRIPTION DU POSTE Sous la responsabilité du chef de projet service aux membres au sein de la direction des Opérations, le/la Client Support Back Offcie a pour missions principales de gérer le suivi des nombreuses populations et évènements qui entourent le projet WorldSkills Lyon 2024. Le département Member Services est directement rattaché à la direction des Opérations. Ce service se découpe en trois volets: - Le pôle package Management (PAM) qui impulse la coordination, la création et le costing des packages qui vont être proposés aux accrédites sur le portefeuille d’événements WSL2024. - La gestion des Accommodations (ACM) des populations hors compétiteurs: 6000 personnes en prévisionnel. - Le pôle Client Support (CLS) qui organise la communication entrante et sortante auprès des accrédités. Il opère en véritable clé d’entrée et centre de dispatching aux départements / prestataires impliqués. ACTIVITES Véritable porte d’entrée et premier point de contact, le client support est le pôle qui garantit la transmission et le suivi des demandes autours des événements Worldskills Lyon 2024 sur les différents canaux qui constituent le parcours et l'expérience clients des délégations qui seront présentent en 2023 et 2024. Mise en place de process et procédures en respectant les guides lines Worldskills Lyon 2024 et Worldskills International Développement et mise en œuvre des « parcours clients » (client Journey maps) – définition de l’expérience client Gestion et suivi des demandes clients Relances, suivi régulier des facturations et des paiements Recueil des informations clients, suivi des réservations Centralisation, compilation, mises à jour et diffusion des données participants en interne en lien avec le Package Management. Accueil et renseignements des populations sur les événements Encadrement et animation d’une équipe mixte de prestataires et volontaires pendant l’événement sur plusieurs sites Transmission des informations de voyages auprès des différents groupes de clients (carnets de voyages et rédaction/relecture de publications/guides). Gestion des formalités : Visa – en coordination avec le service Protocole & Hospitalité Gestion du bon déroulement des prestations et réservations. Garant des échanges avec les parties prenants : demandes d'informations complémentaires, annulation, modification. Traitement des réclamations Participation à des réunions, groupe de travail sur des sujets initiés Vos compétences PROFIL Diplômé de l’enseignement supérieur (BAC+2 et +), de formation tourisme et/ou événementielle, 3 ans minimum d’expérience dans la gestion clientèle Parfaite maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit, autres langues fortement appréciées. Maîtrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, PPT), d’un CRM et de l’outil informatique Maitrise des réservations aériennes d’Amadeus appréciée Connaissance des règles juridiques du tourisme COMPETENCES Patience, écoute, rigueur et véritable polyvalence sont vos atouts pour servir aux mieux les différents groupes de clients Sens du travail en équipe et transversalité Intérêt pour le milieu événementiel et les compétitions sportives apparentées D’un naturel enthousiaste, dynamique et proactif, vous savez faire preuve de prise d'initiative Avantages Titres Restaurant Mutuelle d'entreprise Horaires flexibles #J-18808-Ljbffr