Assistant(e) du maire et directrice generale des services (H/F)

assistant(e) du maire et directrice generale des services (H/F) Ce poste est rattaché à la direction Générale des Services et plus précisément au service du Secrétariat Général. vous serez chargéDe l'organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et de la Directrice Générale des Services- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités- Préparer et suivre les dossiers relevant de la responsabilité du Maire et de la Directrice Générale des services- Organiser les déplacements- Établir une relation de confiance avec le Maire et la Directrice Générale des Services- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages- Relais d'informations descendants et ascendants auprès de la Direction et des servicesDe l'accueil téléphonique et physique du secrétariat- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiquesDu service des assemblées et du suivi des instances de gouvernance- Établir les rétro plannings des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions.)- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal et du bureau municipal- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l'ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la Direction Générale- Rédiger les convocations des conseils municipaux- Respecter les délais de transmissions des convocations et documents avant la réunion- Rédiger les notes explicatives de synthèse- Établir les dossiers des conseils municipaux, transmission des dossiers destinés aux élus,- Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux- Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du conseil municipal et des décisions du Maire- Gestion de la dématérialisation des délibérations, des décisions du Maire et des documents annexes (de la préparation à la transmission au contrôle de légalité)- Tenue et classement des registres des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)De l'organisation et de la planification des réunions- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire et/ou la Directrice Générale des Services (bureau municipal, réunion de services)- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunionDe la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers- Organiser le classement et l'archivage des dossiersDe la gestion du courrier- Enregistrement et répartition du courrier arrivé, courriels et invitations.- Transmission du courrier arrivé aux servicesDe la gestion de dossiers administratifs- Rédaction des courriers- Recherche d'informations pour le montage des dossiers- Vérification des informations, notamment réglementaires- Mise en forme et présentation des dossiers- Suivi des dossiers administratifsDe la gestion des parapheurs de courriers soumis aux élus et au Maire- Vérification de la procédure de transmission et de la présentation correcte des documents- Recueil du visa de la DGS préalable à la signature du Maire et des élus- Maîtrise d'outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, outils de planification et de la messagerie électronique OUTLOOK)- Maîtrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication- Maîtrise parfaite des règles de l'expression orale et écrite de qualité- Maîtrise parfaite des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire- Élaboration de tableaux de bord et outils de planification et suivi- Maîtrise de techniques de secrétariat (prise de notes,...)- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu- Connaissance requise du fonctionnement de la collectivité territoriale et des servicesExperience: 2 An(s)Compétences: Socio-économie,Concevoir et gérer un projet,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Décliner les décisions du gouvernement, des élus en fonction du contexte et des enjeux locaux et définir des projets à mettre en oeuvre,Optimiser les effectifs, l'adéquation et l'allocation des ressourcesPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: CadreSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.cv et lettre de motivation au plus tard le 14 juin 2024 à :Monsieur le Maire1, rue de l'hôtel de Ville54250 ChampigneullesOu par mail à l'adresse ci-dessous :[email protected] Publiée le 31/05/2024 Ne manquez pas une nouvelle offre d'emploi ! Soyez averti dès qu'une nouvelle offre Directeur général à Champigneulles est publiée #J-18808-Ljbffr