Assistante gestion de projet

Assistante gestion de projet Locations: Paris, France Time Type: Full time Posted on: Posted 30+ Days Ago ERM (Environmental Resources Management) est le leader mondial dans le conseil en environnement, hygiène et sécurité. Implanté sur tous les continents, à travers 40 pays et 140 bureaux, ERM apporte des solutions sur mesure à n’importe quelle situation environnementale, qu’elle résulte d’un défi actuel ou futur. Nous sommes spécialistes des missions de conseil dans les secteurs industriels depuis la réalisation d'audits HSE, la mise en place de systèmes de management environnemental et les formations HSE et d'autres projets liés au développement durable pour nos clients. ERM France, qui possède aujourd’hui 180 collaborateurs, répartis entre Paris et Lyon, est en forte croissance. Nous recrutons pour notre équipe un(e) Assistant(e) gestion de projet. Le rôle Basé dans notre bureau de Paris (tout en bénéficiant d'un environnement de travail flexible), les responsabilités du candidat retenu seront axées sur le soutien à l'équipe « Safe and Sustainable Operations » (SSO) dans leurs projets en cours et leurs échéances, en fournissant un soutien logistique et administratif crucial. Agissant comme un véritable facilitateur, il/elle soutiendra la réussite des propositions et des projets d'ERM en accord avec notre vision, nos valeurs et nos impératifs stratégiques. Tâches et Responsabilités Activités de suivi : Suivre le pipeline des ventes sur une base hebdomadaire, se coordonner avec le responsable des opportunités pour mettre à jour le statut et identifier les actions clés pour la gestion du pipeline. Sur une base hebdomadaire, surveiller les indicateurs clés de performance (KPIs) des projets ou programmes, en particulier en ce qui concerne la planification, le reporting, la facturation; et proposer ou prendre les mesures appropriées. Le/La Program Assistant jouera un rôle crucial à toutes les phases du cycle de vie d'un projet : Pendant la phase « Opportunité – Proposition – Contrat » : Soutenir activement l’équipe dans la préparation de la proposition. Pendant le démarrage du projet : S'assurer que les documents contractuels sont sauvegardés et organisés, préparer les documents modèles nécessaires pour les besoins de reporting, faciliter l'organisation des réunions pour le Project Manager (PM), préparer les briefings de l'équipe en collaboration avec le PM. Pendant la mise en œuvre du projet : Soutenir le PM dans la planification du projet et garantir le progrès quotidien (conformément au calendrier), gérer la gestion financière avec notre équipe Finance : contrôle hebdomadaire du projet sur notre système de données et informer le PM en cas de problèmes financiers; soutenir le PM pour maintenir la facturation à jour; préparer les rapports de main-d'œuvre et de dépenses requis par le projet/le Client; fournir un suivi des coûts actualisé. Relancer les approbations/paiements des clients et maintenir la collecte des paiements selon le calendrier; soutenir le PM dans la gestion des sous-traitants (c.-à-d. préparation du Bon de Commande, collecte des factures des sous-traitants). Agir comme premier contact avec le département des finances pour vérifier que les factures des sous-traitants sont conformes aux Bons de Commande soumis; soutenir le PM pour garantir que le processus de revue est effectué correctement et en temps voulu (conformément au calendrier); responsable de la documentation du Projet qui doit être conforme aux exigences du Client telles que convenues au début du Projet. Maintenir la documentation du projet dans le répertoire du projet et préparer le répertoire du projet pour l'archivage – envoyer les versions finales au client une fois finalisées; interfacer avec les clients lors des appels réguliers aux côtés du PM. Pendant la clôture du projet : Soutenir le PM pour la clôture des dépenses et les factures doivent être enregistrées, assister à la Réunion de Débriefing de l'Équipe Projet, assurer que toutes les livrables finales du projet sont sauvegardées dans le dossier du projet et, lorsque possible, archiver le dossier. Exigences du Rôle Vous êtes orienté(e) client. Vous avez une approche de résolution de problèmes et êtes capable de traiter ces problèmes en temps voulu. Vous êtes à l'aise pour interagir avec des personnes à tous les niveaux et pouvez communiquer clairement, à l'oral comme à l'écrit. Vous pouvez lire et interpréter efficacement les informations et recueillir et analyser habilement les informations. Vous êtes capable de prioriser et de planifier les activités de travail afin d'utiliser le temps efficacement. Vous devez être organisé(e), précis(e), minutieux(se) et capable de contrôler la qualité du travail. Vous êtes fiable, capable de suivre les instructions, de répondre aux directives de gestion et devez être capable d'améliorer vos performances grâce aux retours de la direction. Vous êtes sensible à la confidentialité des informations et des données. Vous démontrez des compétences administratives : Excel, Word, PowerPoint et Microsoft Project ; Power BI, et vous connaissez les bases de la gestion de projet. Langues : Vous êtes à l'aise pour travailler en français et en anglais (écrit et oral). Des autres langues sont un plus. Si vous partagez nos valeurs et êtes intéressé(e) par ce poste, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation (en anglais). #J-18808-Ljbffr