Entreprise :
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 30 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
Description du poste :
Le Président et le Président du Conseil académique sont assistés par des vice-présidents centraux, des chargés de mission, par le directeur général des services et le Directeur de Cabinet du Président, qui forment l'équipe de gouvernance. Le Cabinet est composé de l'assistante du Président, et des secrétariats du cabinet de la présidence et celui des Vice-Présidents centraux.
Rattaché(e) hiérarchiquement à l'assistante du Président, l'assistant(e) de la Présidence et de la Vice-Présidence assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en œuvre pour garantir le bon déroulement quotidien des agendas des Vice-Présidents dont il/elle a la charge. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du Cabinet de la Présidence. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les différentes vice-présidences, services et composantes de l'université. Loyal(e) et discret(e), il/elle est impliqué(e) dans les grands projets menés par la Présidence dans le cadre de la politique de développement de l'établissement. Il/Elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.
Activités principales de l'agent :
- Organiser et mettre en œuvre l'agenda de Vice-Présidents, contrôler et suivre les échéances.
- Organiser les déplacements professionnels et planifier les réunions, groupes de travail, Copil.
- Établir les OM, bons de commande et suivre la liquidation des frais de déplacement.
- Répondre aux demandes d'informations endogènes et exogènes.
- Appui administratif sur les Grands Projets transversaux de l'université portés par la Gouvernance en lien avec les équipes projets.
- Préparer les dossiers des VP, rédiger des fiches de synthèse, CR, relevés de conclusion.
- Travailler en lien étroit avec la DGSA Formation et vie étudiante.
- Soutien administratif ponctuel pour la présidence du Conseil académique.
- Soutien administratif pour le Cabinet de la présidence.
Conditions particulières d'exercice : Activités contraintes par un très haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante.
Description du profil :
Compétences attendues :
- Maîtriser les techniques d'accueil et de communication, savoir prendre des messages et rendre compte.
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative et de classement.
- Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini.
- Sens de l'organisation, de l'anticipation.
- Implication en étant force de proposition.
- Savoir mettre en œuvre une démarche qualité.
- Curiosité intellectuelle.
Connaissances :
- Très bonne connaissance des outils informatiques et maîtrise Outlook.
- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et du fonctionnement des universités serait un plus.
Savoir être :
- Excellent relationnel, esprit collectif, polyvalence, cordialité.
- Diplomatie, discrétion, confidentialité.
- Rigueur, fiabilité, autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.
- Sens du service.
Poste à pouvoir dès le 01/10/2024
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B.
Rémunération mensuelle brute : €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
- 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions.
- Participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaires santé à hauteur de 15€/mois.
- Accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua.
- Accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs.
- Possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel).
- Restauration sur le campus avec une participation financière de l'université.